서비스 브랜드가 매장을 하나씩 추가할 때마다 직원 스케줄 관리가 더욱 어려워진다.
한 지점에서 유능한 관리자는 토요일에 누가 가장 잘 일하는지, 누가 어떤 서비스를 담당할 수 있는지, 어떤 객실이 보통 예약이 꽉 차는지, 그리고 언제 스케줄이 너무 한가한지 등을 파악할 수 있습니다. 여러 지점에 걸쳐서는 이러한 지역별 지식을 체계적으로 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 브랜드는 불균등한 서비스 제공, 일관성 없는 브랜드 경험, 유휴 시간, 과로하는 우수 직원, 불만을 품은 직원, 그리고 원하는 예약을 찾지 못하는 고객이라는 문제에 직면하게 됩니다.
여러 지점을 운영하는 서비스 브랜드는 중요한 규칙을 표준화하고, 직원의 근무 가능 여부를 최신 상태로 유지하며, 직원에게 제공 가능한 서비스를 배정하고, 예약 수요에 맞춰 인력을 배치하고, 지점별 활용도를 추적함으로써 직원 스케줄링을 관리합니다. 지역 관리자는 유연성을 유지하면서도 스케줄, 휴가 신청, 서비스 자격, 예약 변경, 회의실, 자원 및 보고를 위한 명확한 시스템이 필요합니다.
목표는 단순히 교대 근무를 채우는 것이 아닙니다. 효율적인 스케줄링은 적합한 직원이 적합한 시간에 적합한 장소에서 적합한 서비스를 제공할 수 있도록 보장합니다.
여러 사업장에서 직원 근무 일정을 짜는 것이 왜 더 어려운가
직원 스케줄링은 단순히 달력상의 문제가 아닙니다. 이는 업무 처리 능력, 고객 경험, 직원 경험, 그리고 관리자 역량 강화와 관련된 문제입니다.
미용실 체인은 자격증 수준, 시술 시간, 염색 수요, 고객 선호도 등을 고려하여 스타일리스트의 근무 일정을 조정해야 할 수 있습니다. 스파 브랜드는 시술자와 객실, 장비, 패키지, 주말 성수기 수요를 조율해야 할 수 있습니다. 반려동물 케어 브랜드는 미용, 데이케어, 호텔링, 다마리 반려동물 예약, 장기 투숙 등을 고려하여 직원 배치 계획을 세워야 할 수 있습니다. 교육 또는 체험 활동 사업체는 정기 수업, 행사, 보충 수업을 위해 강사를 확보해야 할 수 있습니다.
각 지점마다 상황이 조금씩 다릅니다. 어떤 지점은 퇴근 후 시간대에 더 많은 인력이 필요하고, 어떤 지점은 주말에 수요가 급증합니다. 어떤 담당자는 항상 예약이 꽉 차 있는 반면, 다른 담당자는 예약 가능 시간이 너무 많을 수도 있습니다. 어떤 지점은 직원은 충분하지만 병실이 부족할 수 있고, 또 다른 지점은 병실은 있지만 적합한 자격을 갖춘 담당자가 없을 수도 있습니다.
네트워크 규모가 커짐에 따라 사소한 스케줄링 문제가 더 큰 운영 문제로 발전합니다.
- 직원 근무 가능 시간 변경은 관리자마다 처리 방식이 다릅니다.
- 서비스 이용 가능 여부가 예약 과정에 항상 반영되는 것은 아닙니다.
- 수요가 많은 공급업체는 과부하에 걸리는 반면, 다른 공급업체는 활용도가 낮아집니다.
- 회의실 및 자원에 제한이 있어 예약 가능 인원이 제한됩니다.
- 현지에서 사용하는 임시방편적인 해결책 때문에 신고가 더 어려워집니다.
- 직원들이 근무표 변경 사항을 항상 신속하게 알아차리는 것은 아닙니다.
- 관리자들은 특정 지점의 인력이 부족한지, 과잉인지, 아니면 단순히 예약이 부족한지 판단할 수 없습니다.
해결책은 지역적 판단을 없애는 것이 아닙니다. 지역 팀에게는 더 나은 일정 관리 시스템이 필요합니다.
깔끔한 일정 입력값으로 시작하세요.
효율적인 직원 스케줄링은 스케줄을 작성하기 전부터 시작됩니다.
여러 지점을 운영하는 브랜드는 각 지점에 대한 정확한 정보가 필요합니다. 이러한 정보에는 해당 지점의 직원, 근무 가능 시간, 제공 가능한 서비스, 특정 공간이나 자원이 필요한 서비스, 각 서비스 소요 시간, 적용되는 예약 간격, 그리고 변경 권한을 가진 사람 등이 포함됩니다.
이러한 기본 사항이 중요한 이유는 예약 오류가 종종 잘못된 입력에서 발생하기 때문입니다. 시스템에는 의료진이 이용 가능하지만 실제로는 해당일에 근무하지 않는 경우, 고객은 이용할 수 없는 시간을 보게 될 수 있습니다. 또한 의료진 정보가 잘못 입력되면 예약을 변경해야 하는 상황이 발생할 수도 있습니다. 시스템에 회의실 이용 가능 여부가 입력되지 않으면, 해당 장소가 만실임에도 불구하고 예약 일정이 비어 있는 것처럼 보일 수 있습니다.
MyTime의 예약 관리 도구는 구성 가능한 서비스 패키지, 정확한 시간 설정, 직원 배정, 직원 가용성, 자격 수준, 다양한 소요 시간 및 예약 유형별 가격 책정을 지원합니다. 이를 통해 브랜드는 적합한 직원과 서비스 구성을 통해 예약을 효율적으로 관리할 수 있습니다.MyTime 예약 시스템).
MyTime은 교대 근무 배정, 근무 가능 시간 관리, 인력 현황 확인 등을 위한 직원 스케줄링 도구도 지원하며, 직원 앱은 스케줄 확인, 휴가 신청, 관리자와의 소통 등에 사용할 수 있습니다.MyTime 직원 관리).
운영자들이 얻어야 할 교훈은 간단합니다. 스케줄은 그 밑에 깔린 규칙만큼만 효과적이라는 것입니다.
보장 범위와 활용도의 균형을 맞추세요.
직원을 근무표에 올리는 것과 직원의 시간을 효율적으로 활용하는 것은 다릅니다.
어떤 지점은 직원이 충분해 보여도 예약되지 않은 시간이 너무 많을 수 있습니다. 반대로 직원이 적어 보여도 예약 없이 방문하는 고객, 재예약 고객, 추가 예약 고객, 또는 갑작스러운 수요를 감당할 여유가 없는 지점도 있을 수 있습니다. 따라서 중요한 질문은 "인력이 충분한가?"가 아니라 "실제로 수요가 발생할 때 적합한 인력이 배치되어 있는가?"입니다.
바로 그 점에서 활용도가 중요해집니다.
직원 활용률은 관리자가 예약된 시간과 비어 있는 시간을 파악하고, 인력 배치 패턴이 수요와 일치하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 또한 관리자가 직감에만 의존하는 것을 방지할 수 있습니다. 한가한 화요일에는 토요일 오전과 다른 인력 배치 모델이 필요할 수 있습니다. 반복적인 유휴 시간은 스케줄 문제, 예약 현황 파악의 어려움 또는 서비스 배정 공백을 나타낼 수 있습니다.
MyTime 캘린더 활용 보고서는 직원 또는 리소스가 예약되었거나 사용 가능한 시간대의 비율을 보여줍니다. 여기에는 약속, 예약률, 미예약률, 사용 가능 시간, 시간대별 예약 건수 등의 지표가 포함됩니다. 팀은 위치, 직원, 리소스 및 날짜별로 필터링할 수 있습니다.MyTime 캘린더 활용 보고서).
그러한 보고 방식은 관리자들이 모든 지점을 동일한 인력 모델로 획일화하지 않고도 지점 간 비교를 할 수 있도록 도와줍니다. 목표는 동일한 근무표를 만드는 것이 아니라, 정보에 기반한 근무표를 만드는 것입니다.
혼란 없이 유연성을 구축하세요
직원 근무 일정 관리 또한 직원의 경험에 영향을 미칩니다.
갤럽 보고서에 따르면 미국 근로자의 58%가 완전 현장 근무를 하고 있으며, 원격 근무가 불가능한 완전 현장 근무자는 원격, 하이브리드 또는 원격 근무가 가능한 현장 근무자보다 업무 몰입도가 낮은 것으로 나타났습니다.갤럽).
갤럽 조사에 따르면 현장 근로자에게는 근무 장소의 유연성보다 시간의 유연성이 더 중요한 것으로 나타났습니다. 가장 매력적인 선택 사항으로는 근무일 선택, 연차 휴가 증가, 주 4일 근무 등이 있었습니다.갤럽).
서비스 브랜드가 모든 종류의 유연성을 항상 제공할 수는 없습니다. 고객은 여전히 예약을 필요로 하고, 서비스 제공 장소는 여전히 인력으로 운영되어야 하며, 특정 서비스는 특정 담당자, 공간 또는 자원을 필요로 합니다.
하지만 브랜드는 혼란을 야기하지 않고도 유연성을 확보할 수 있습니다.
이를 위해서는 근무 가능 시간, 휴가 요청, 근무 교대, 예약 간격 및 관리자 승인에 대한 명확한 규칙이 필요합니다. 직원들은 변경 요청 방법을 알아야 하고, 관리자는 자신이 승인할 수 있는 사항을 알아야 합니다. 또한, 관리자는 변경 사항이 고객 경험을 보호하는지 아니면 근무 공백을 초래하는지 판단할 수 있어야 합니다.
최악의 유연 근무는 비공식적이고 눈에 띄지 않는 형태입니다. 관리자가 예외를 허용하면 일정이 변경되고, 직원들은 그 사실을 뒤늦게 알게 되며, 결국 시스템은 현실을 반영하지 못하게 됩니다. 반면, 최상의 유연 근무는 체계적이고, 눈에 띄며, 관리하기 쉬운 형태입니다.
→ 유연성은 직원들이 요청 방법을 알고 있고, 관리자들이 변경 사항을 적용하기 전에 운영에 미치는 영향을 확인할 수 있을 때 가장 효과적입니다.
관리자에게 일정 관리 지침서를 제공하세요
현지 관리자들은 직원 근무 일정 조정에 있어 주요 압력 요인인 경우가 많습니다.
그들은 고객 수요, 직원 선호도, 휴가 요청, 갑작스러운 변경 사항, 서비스 품질, 생산성 목표 및 지역 매출 목표 사이에서 균형을 맞춰야 합니다. 만약 모든 과정이 기억, 문자 메시지, 스프레드시트 또는 한 사람의 판단에만 의존한다면, 브랜드 규모가 커지는 순간부터 일정 관리가 훨씬 어려워집니다.
갤럽에 따르면 팀 참여도 변동의 70%는 전적으로 관리자에 의해 결정되며, 일선 관리자는 직원 참여도를 높이는 데 매우 중요한 역할을 한다고 설명합니다.갤럽).
같은 연구에 따르면 관리자는 개별 담당자보다 상충되는 우선순위와 불분명한 기대치로 인해 어려움을 겪을 가능성이 더 높으며, 이는 소진으로 이어질 수 있다고 합니다.갤럽).
즉, 관리자 역량 강화는 일정 관리 전략의 일부가 되어야 합니다. 관리자는 단순히 일정을 작성할 권한만 필요한 것이 아니라, 실행 지침서(플레이북)도 필요합니다.
효과적인 일정 관리 지침서는 다음 질문에 답해야 합니다.
- 일정은 언제 수립되고 검토되나요?
- 직원들은 얼마나 미리 근무 일정을 확인해야 할까요?
- 이용 가능 여부 변경은 어떻게 제출하나요?
- 관리자가 로컬에서 승인할 수 있는 변경 사항은 무엇입니까?
- 어떤 서비스에 특정 직원 자격이 필요합니까?
- 온라인 예약이 시작되기 전에 객실과 시설은 어떻게 점검되나요?
- 서비스 제공업체의 예약률이 저조할 경우 어떤 일이 발생하나요?
- 관리자는 매주 어떤 지표를 검토해야 할까요?
이를 통해 일정 관리가 개인적인 판단에 좌우되는 것을 방지할 수 있습니다. 관리자는 여전히 판단을 내리지만, 공유된 운영 모델 내에서 판단을 내립니다.
다양한 직급, 다양한 서비스, 그리고 자원 의존적인 약속들을 조율합니다.
많은 서비스 예약은 고객 한 명, 제공자 한 명, 시간대 하나로만 이루어지는 것이 아닙니다.
미용실 고객은 여러 시술자에게 다양한 서비스를 예약할 수 있습니다. 스파 고객은 특정 시술자와 지정된 공간이 필요할 수 있습니다. 반려동물 케어 예약은 여러 마리의 반려동물, 여러 날의 숙박, 그리고 수용 인원 제한을 포함할 수 있습니다. 교육 또는 문화 활동 사업은 강사, 강의실, 그리고 수업 정원 제한이 필요할 수 있습니다.
예약 시스템이 이러한 복잡성을 고려하지 않으면 그 부담은 직원에게 전가됩니다. 직원들은 수동으로 달력을 확인하고, 다른 담당자와 조율하고, 예약을 변경하거나, 이용 가능한 시간이라고 표시되어 있었지만 실제로는 이용할 수 없었던 이유를 설명해야 합니다.
MyTime 지원 문서에 따르면 여러 직원이 참여하는 예약의 경우 각 서비스가 해당 직원의 열 아래에 표시될 수 있습니다. 각 서비스는 더 큰 예약에 연결된 상태로 유지됩니다.MyTime 다중 직원 예약).
MyTime은 직원별 온라인 예약 간격을 5분에서 120분까지 설정할 수 있습니다. 고객이 "선호도 없음"을 선택하면 시스템은 직원들의 가용 시간을 종합하여 표시하고 순환 배정 방식을 사용하여 직원을 할당할 수 있습니다.MyTime 온라인 예약 (직원별)).
회의실 및 기타 제한된 자원의 경우, MyTime은 일별 및 일정 보기에서 직원 이름 아래에 상태별 예약 건수를 표시할 수 있습니다. 자원 용량은 체크인된 예약을 구성된 총 용량과 비교합니다.MyTime 예약 건수 및 리소스 용량).
직원 스케줄링과 자원 스케줄링이 서로 연결되어 있기 때문에 이러한 세부 사항은 중요합니다. 제공자는 이용 가능하지만 회의실이 없을 수도 있고, 회의실은 이용 가능하지만 적합한 제공자가 없을 수도 있습니다. 어느 한쪽이라도 무시하면 직원과 고객 모두에게 마찰을 초래할 수 있습니다.
보고서를 활용하여 인력 문제를 파악하세요.
여러 사업장을 관리하는 책임자는 일정 관리가 잘 되는 부분과 문제가 발생하는 부분을 파악해야 합니다.
문제는 항상 명확하게 드러나지 않을 수 있습니다. 매출이 낮은 지점은 수요 부족, 재예약률 저조, 지역 마케팅 미흡, 직원 유휴 시간 과다, 객실 수 부족 또는 수요가 높은 서비스 제공업체 부족 등의 문제를 안고 있을 수 있습니다. 반대로 매출이 높은 지점이라도 핵심 인력은 과중한 업무에 시달리는 반면 다른 서비스 제공업체는 제대로 활용되지 못하는 경우가 발생할 수 있습니다.
일정 보고서는 리더들이 차이점을 파악하는 데 도움이 됩니다.
MyTime의 보고서 개요에는 직원별 예약, 시간 추적 보고서, 직원 일정 보고서, 캘린더 활용 보고서, 리소스별 예약과 같은 직원 및 일정 관련 보고서가 포함됩니다. 또한 직원 생산성, 일일 급여, 급여 주기별 급여, 예약 내역 및 평가 보고서도 포함됩니다.MyTime 보고서 개요).
MyTime의 프랜차이즈 솔루션은 네트워크 전반에 걸쳐 실시간 보고를 지원하며, 지점별 및 프랜차이즈 그룹별 생산성, 수익 및 활용률에 대한 가시성을 제공합니다.마이타임 프랜차이즈 솔루션).
그러한 투명성은 리더들이 더 나은 인력 배치 질문을 하는 데 도움이 됩니다.
- 어느 지점에 직원들의 예약되지 않은 시간이 너무 많습니까?
- 어떤 서비스 제공업체가 지속적으로 예약 초과 상태인가요?
- 어떤 서비스들이 일정 관리 병목 현상을 일으키고 있나요?
- 어떤 공간이나 자원이 수용 능력을 제한하고 있습니까?
- 각 위치마다 예약 간격이 달라야 하는 경우는 어디인가요?
- 어떤 관리자에게 코칭이나 더 명확한 일정 관리 지침이 필요할까요?
- 어떤 직원 근무 일정이 실제 예약 수요와 맞지 않습니까?
더 나은 보고는 지역적 맥락을 대체하는 것이 아닙니다. 오히려 리더들에게 코칭, 계획 수립, 그리고 상황 조정에 필요한 맥락을 제공합니다.
실제로 이것이 어떻게 보이는지
한 미용실 체인은 염색 서비스를 인증된 시술자에게 배정하고, 직원별로 예약 간격을 조정합니다. 그 결과, 예약 일정에는 시술 가능 여부와 시술 가능 인원이 모두 반영됩니다. → 고객은 적시에 적합한 시술자에게 예약을 할 수 있게 됩니다.
스파 브랜드는 직원과 자원의 활용도를 검토한 후 근무 시간 조정을 진행합니다. 관리자는 예약 시간이 너무 많거나, 수요가 너무 적거나, 객실 부족으로 인해 여유 시간이 발생하는지 확인할 수 있습니다. → 예약된 시간과 예약되지 않은 시간을 한눈에 볼 수 있으면 인력 관리 관련 의사 결정이 향상됩니다.
반려동물 케어 브랜드는 직원 배치와 자원 활용 능력을 함께 계획합니다. 팀은 예약이 차기 전에 당일 예약, 여러 날에 걸친 예약, 특정 서비스 요구 사항 등을 고려할 수 있습니다. → 사람과 자원을 함께 계획할 때 스케줄링이 더 효율적입니다.
학습 또는 역량 강화 브랜드는 강사를 정기 수업 및 지역별 수요에 맞춰 배치합니다. 경영진은 어느 지역에 강사가 더 필요한지, 어느 수업에 여유가 있는지 파악할 수 있습니다. → 직원 스케줄링은 네트워크 전체에 적용되는 단일 가정이 아닌 지역별 수요를 반영해야 합니다.
MyTime은 여러 지점에 걸친 직원 일정 관리를 어떻게 지원할까요?
MyTime은 여러 지점을 운영하는 서비스 브랜드가 직원 일정 관리, 예약 일정 관리, 가용성, 자원, 활용도 및 보고서를 하나의 운영 시스템에서 연결할 수 있도록 지원합니다.
직원 관리 측면에서 MyTime은 교대 근무 배정, 근무 가능 시간 관리, 인력 현황 확인, 직원 근무 일정 접근, 휴가 신청, 관리자 소통, 성과 추적 및 생산성 추적을 지원합니다.MyTime 직원 관리).
예약 일정 관리를 위해 MyTime은 직원 배정, 설정 가능한 예약 유형, 서비스 시간, 직원 가용성, 자격 수준, 대기 시간, 알림, 고객 커뮤니케이션, 캘린더 동기화 및 MyTime 앱을 통한 일정 관리를 지원합니다.MyTime 예약 시스템).
더욱 복잡한 예약의 경우, MyTime은 여러 직원이 참여하는 예약 및 직원별 온라인 예약 간격 설정을 지원합니다. 또한 직원별 예약 횟수 및 자원 활용 능력 추적 기능도 제공합니다.MyTime 다중 직원 예약, MyTime 온라인 예약 (직원별), MyTime 예약 건수 및 리소스 용량).
리더의 경우, MyTime 보고 기능을 통해 팀은 직원별 예약 현황, 예정된 근무 시간, 예약 및 미예약 시간, 자원 활용도, 생산성, 보상, 시간 추적 및 약속 내역을 검토할 수 있습니다. 또한 팀은 위치별 성과도 검토할 수 있습니다.MyTime 보고서 개요).
이러한 연계된 관점이 중요한 이유는 직원 스케줄 관리가 한 사람의 전유물이 아니기 때문입니다. 지역 관리자들이 스케줄을 짜고, 직원들은 그 스케줄에 따라 생활하며, 고객들도 이를 경험합니다. 프랜차이즈 및 운영 책임자들은 스케줄이 제대로 작동하는지 여부를 알아야 합니다.
FAQ
여러 지점을 운영하는 서비스 브랜드의 직원 스케줄링이란 무엇인가요?
여러 지점을 운영하는 서비스 브랜드의 경우, 직원 스케줄링은 직원의 근무 가능 시간, 서비스 자격, 예약, 회의실, 자원 및 지역 수요를 고려하여 각 지점이 적시에 적절한 인력을 확보할 수 있도록 하는 과정입니다.
서비스 브랜드는 여러 지점에 걸쳐 직원을 어떻게 배치하나요?
서비스 브랜드는 표준화된 스케줄링 규칙을 적용하고, 직원의 근무 가능 여부를 최신 상태로 유지하고, 제공업체와 제공 가능한 서비스를 연결하고, 회의실 및 자원을 조정하고, 휴가 및 변경 사항에 대한 관리자 워크플로를 활용하고, 여러 지점의 활용도를 추적함으로써 여러 지점에 걸쳐 직원 스케줄을 관리합니다.
브랜드는 직원 근무 일정을 개선하기 위해 무엇을 추적해야 할까요?
브랜드는 직원 가용성, 예정된 근무 시간, 예약률, 미예약률, 직원별 예약 건수, 자원 활용률, 취소, 노쇼, 직원 생산성, 고객 피드백 및 지점별 활용 추세를 추적해야 합니다.
직원 근무 일정 관리는 직원 경험을 어떻게 향상시킬 수 있을까요?
직원 스케줄 관리는 스케줄을 명확하게 제시하고, 막판 혼란을 줄이며, 직원들이 휴가나 근무 가능 시간 변경을 요청할 수 있는 정해진 방식을 제공하고, 관리자가 유연성과 업무 공백 방지 사이의 균형을 맞추도록 도와줌으로써 직원 경험을 개선할 수 있습니다. 또한, 관리자는 직원 시간이 효율적으로 사용되고 있는지 파악할 수 있습니다.
여러 직원이 참여하는 약속은 일정 관리에 어떤 영향을 미치나요?
여러 의료진이 참여하는 진료는 일정 관리에 영향을 미칩니다. 한 명의 환자 방문에 여러 의료진, 서비스, 진료실 또는 자원이 필요할 수 있기 때문입니다. 따라서 전체 진료 일정이 연결된 상태를 유지하면서 각 서비스를 담당 의료진에게 정확하게 표시해야 합니다.
브랜드는 직원 배치 범위와 활용률 사이에서 어떻게 균형을 맞춰야 할까요?
브랜드는 예정된 근무 시간과 예약 시간, 여유 시간, 예약 수요, 서비스 구성, 자원 제약 등을 비교하여 직원 배치와 활용률의 균형을 맞춰야 합니다. 목표는 고객 경험을 보호할 수 있을 만큼 충분한 인력을 확보하면서도 직원 시간을 너무 많이 낭비하지 않는 것입니다.
운영 체제에 직원 일정 관리 기능을 통합하세요.
직원 스케줄 관리는 여러 지점을 운영하는 서비스 브랜드에서 가장 중요한 운영 시스템 중 하나입니다.
시스템이 제대로 작동하면 고객은 원하는 예약을 쉽게 찾을 수 있고, 직원들은 예상되는 상황을 정확히 파악할 수 있으며, 관리자는 수동으로 수정해야 하는 부분이 줄어들고, 리더는 각 지점의 시간과 인력 활용 현황을 한눈에 볼 수 있습니다. 하지만 시스템에 문제가 생기면 예약 누락, 불균형한 업무량, 유휴 시간, 직원들의 불만, 그리고 일관성 없는 서비스 등 모든 곳에 악영향이 미칩니다.
해결책은 더 복잡한 스프레드시트가 아닙니다. 직원 가용성, 서비스 규칙, 예약 수요, 자원 용량, 관리자 워크플로 및 보고서를 통합하는 연결된 일정 관리 시스템입니다.
MyTime은 여러 지점을 운영하는 서비스 브랜드가 직원 일정 관리, 예약, 근무 가능 여부, 활용도 및 보고서를 하나의 연결된 플랫폼에서 관리할 수 있도록 지원합니다. 데모 예약 MyTime이 모든 지점에서 팀의 일정 관리를 더욱 효율적으로 지원하는 방법을 알아보세요.
